Politique de gestion des Renseignements personnels de Maison le Point Commun
La présente politique sur la protection des renseignements personnels (« Politique ») s’applique aux activités de Maison le Point Commun, ce qui comprend les activités au 177, rue Longueuil et au 520, rue St-Jacques à St-Jean-sur-Richelieu
La présente Politique s’applique aux renseignements personnels que Maison le Point Commun recueille, utilise ou divulgue au sujet de ses usagers, ses employés, ses administrateurs, ses membres et ses partenaires.
La présente Politique s’applique à la gestion des renseignements personnels sous formes verbale, écrite ou électronique.
Lorsqu’utilisés dans la présente Politique, les termes énoncés ci-après auront la signification suivante :
« Parties prenantes » signifie une personne physique qui participe à un suivi en réadaptation ou à des activités thérapeutiques, un locataire du logement social géré par Maison le Point Commun, un membre en règle ou ancien membre de la corporation, un administrateur ou ancien administrateur ou un professionnel partenaire dans la conduite des activités de Maison le Point Commun.
« Collecte » signifie l’action de recueillir, d’acquérir ou d’obtenir des renseignements personnels de quelque façon et par quelque moyen que ce soit, y compris auprès de tiers.
« Consentement » signifie un accord libre à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels aux fins déterminées par Maison le Point Commun en accord avec ses différentes parties prenantes. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être donné directement par la partie prenante ou par un mandataire autorisé. Le consentement peut être donné de vive voix, par des moyens électroniques ou par écrit. Toutefois, il doit toujours être manifeste, libre, éclairé et être donné à des fins spécifiques.
« Divulgation » signifie l’action de révéler ou de communiquer des renseignements personnels à un tiers.
« Renseignement(s) personnel(s) » signifie tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier, y compris ses noms, adresses postales, adresses courriel, numéro de téléphone, date de naissance, informations bancaires, dossier d’employé, numéro d’assurance sociale, notes de suivi, participations à nos activités, informations financières ou revenu personnel et renseignements personnels liés à la santé.
« Renseignement(s) personnel(s) lié(s) à la santé » signifie tout renseignement qui permet, directement ou indirectement, d’identifier un usager et qui concerne notamment : l’état de santé physique ou mentale, y compris ses antécédents médicaux et familiaux; tout service de santé qui est offert, y compris la nature de ces services, les résultats, les lieux où ils ont été offerts et l’identité des personnes qui les ont offerts; tout autre renseignement relatif aux services et soins liés à la santé, y compris des renseignements visant une couverture d’assurance publique ou privée ainsi que des renseignements liés à l’inscription aux services; toute autre caractéristique qui pourrait être déterminée comme renseignement personnel lié à la santé par toute loi ou règlement des autorités gouvernementales applicables.
« Responsable de la protection des renseignements personnels » signifie une ou plusieurs personnes de Maison le Point Commun chargée de veiller au respect et à l’application de la présente Politique et des lois applicables visant la protection des renseignements personnels.
« Tiers » signifie une personne autre qu’un usager ou qu’un mandataire de cette dernière.
« Utilisation » signifie le traitement, la manipulation et la gestion de renseignements personnels par Maison le Point Commun
Dans le cadre de nos interactions avec nos Parties prenantes, Maison le Point Commun recueille certains Renseignements personnels les concernant, auprès de diverses sources, notamment :
Directement auprès des Parties prenantes : Les Parties prenantes peuvent nous fournir des Renseignements personnels en personne, par la poste, par courriel, par téléphone, au moyen de nos sites ou de toute autre manière directe.
De notre site : Maison le Point Commun peut recueillir électroniquement certains Renseignements personnels au sujet des Parties prenantes lorsqu’ils naviguent sur notre site ou nos réseaux sociaux. Ces renseignements peuvent être recueillis par le biais de témoins (« cookies ») ou directement sur notre site.
Auprès d’autres professionnels ou de proches : Selon la situation, il se peut que Maison le Point Commun reçoive des Renseignements personnels d’autres sources, si nécessaire dans le cadre du traitement de la demande de l’usager.
Maison le Point Commun détermine les fins pour lesquelles des Renseignements personnels sont recueillis avant la Collecte et limite la Collecte aux renseignements nécessaires aux fins déterminées.
Les Renseignements personnels collectés dans le cadre du suivi en réadaptation visent de déterminer avec précision les besoins et les objectifs qui seront proposés aux usagers et pour nos statistiques.
Tout autre Renseignement personnel de Parties prenantes est collecté à des fins administratives, pour l’inscription dans d’autres services offerts par Maison le Point Commun, pour communiquer sur nos activités ou événements ou pour assurer une gestion adéquate des ressources humaines et financières de la corporation. Les renseignements pourraient aussi être utilisés à des fins de recherche ou d’enquête afin d’améliorer nos services en lien avec les besoins de nos usagers.
Un témoin est un fichier placé sur le disque dur d’un ordinateur. Une fois accepté le fichier est ajouté et le témoin permet d'analyser le trafic web ou de connaître les visites sur un site particulier. Les témoins permettent aux applications Web de personnaliser leur réponse. L'application Web peut adapter son fonctionnement aux besoins et goûts des internautes en rassemblant et mémorisant des informations sur leurs préférences.
Les données recueillies peuvent comprendre, notamment:
Il est possible d'accepter ou de refuser les témoins. La plupart des navigateurs Web acceptent automatiquement les témoins, mais il est possible modifier les paramètres du navigateur pour refuser les témoins selon les préférences. Il peut arriver cependant que cela empêche de d’utiliser pleinement toutes les fonctionnalités du site.
Maison le Point Commun utilise les Renseignements personnels aux fins déterminées au moment de la Collecte ou selon ce qui est permis ou exigé par le droit applicable.
Maison le Point Commun n’utilise ni ne divulgue des Renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que la Partie prenante n’y consente ou que la loi ne le permette.
La loi permet que Maison le Point Commun utilise un Renseignement personnel à une autre fin que celle prévue sans le Consentement de la personne concernée dans les cas suivants :
En règle générale, Maison le Point Commun obtiendra le Consentement de la Partie prenante au moment de la Collecte des Renseignements personnels à son égard, sous réserve des exceptions prévues à la loi.
Maison le Point Commun fera des démarches raisonnables afin de s’assurer qu’avant qu’elle ne donne son Consentement, la Partie prenante soit dûment informée des fins pour lesquelles les Renseignements personnels seront utilisés ou divulgués. Ces fins seront énoncées clairement de façon à ce que la Partie prenante puisse les comprendre.
Dans le cadre de la présente Politique, la Divulgation volontaire de tout Renseignement personnel ainsi que la participation à tout service offert constitue un Consentement implicite à la Collecte du renseignement.
Lorsque la Partie prenante soumet à Maison le Point Commun des Renseignements personnels, par l’intermédiaire du site, par téléphone, par courriel, en personne ou par tout autre moyen, elle consent à la Collecte, la Divulgation et l’Utilisation du renseignement en conformité avec les termes de la présente Politique.
Une Partie prenante peut accéder et rectifier ses Renseignements personnels ainsi que retirer son Consentement en tout temps suivant un délai raisonnable, sous réserve des restrictions prévues par la loi ou par tout contrat. La Partie prenante peut communiquer avec le Responsable de la protection des renseignements personnels afin d’obtenir de plus amples renseignements sur les conséquences d’un tel retrait aux coordonnées indiquées dans la section « Confidentialité ».
Maison le Point Commun ne vend pas les Renseignements personnels de ses Parties prenantes à une autre organisation ou à une autre personne.
Maison le Point Commun partage un Renseignement personnel avec un Tiers seulement lorsque la Partie prenante en donne son Consentement ou lorsque la loi l’exige. Le Consentement au partage de Renseignement personnel peut être retiré en tout temps et signifié verbalement ou par tout autre moyen.
Maison le Point Commun prendra des mesures raisonnables afin de protéger les Renseignements personnels contre la perte ou le vol, l’accès, la Divulgation, la copie, l’Utilisation, la modification et la destruction non autorisés ainsi que toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.
Seules les personnes autorisées par Maison le Point Commun et dont les fonctions le requièrent ont accès aux Renseignements personnels, et ce, pour une fin spécifique. Toutes les personnes autorisées qui ont accès à des Renseignements personnels doivent en respecter le caractère confidentiel.
Maison le Point Commun comprend l’importance de protéger les Renseignements personnels et utilise des protocoles de sécurité informatique ainsi que des classeurs fermés à clé afin de protéger les renseignements. Toutefois, les Parties prenantes doivent garder à l’esprit que l’Internet n’est pas un moyen de communication sécurisé.
Par conséquent, Maison le Point Commun ne fait aucune déclaration ni garantie quant à la sécurité absolue des Renseignements personnels qui lui sont fournis via l’Internet. Les Parties prenantes reconnaissent qu’ils fournissent ces Renseignements personnels à leurs propres risques.
Maison le Point Commun conserve les Renseignements personnels uniquement pendant la période nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou selon les exigences de la loi afin de s’assurer d’être en conformité avec ses obligations légales et réglementaires. Maison le Point Commun conserve les dossiers physiques des usagers pendant une période de 5 ans après la fin du suivi en réadaptation.
Dans le cas d’une demande d’accès à l’information en vertu de la présente Politique, Maison le Point Commun conservera certains Renseignements personnels ainsi que l’explication des motifs de la décision prise pendant une période suffisante pour que la Partie prenante puisse avoir accès à ces Renseignements personnels ou à ces motifs.
Tel que permis par la loi, Maison le Point Commun se réserve le droit de détruire les Renseignements personnels ou d’anonymiser les Renseignements personnels pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes.
Maison le Point Commun doit faire en sorte que toute personne ait un accès facile à des renseignements précis sur la gestion des Renseignements personnels.
Maison le Point Commun doit faciliter la compréhension de la présente Politique, notamment en rendant disponibles, sur demande, les renseignements suivants :
Maison le Point Commun a élaboré diverses directives et pratiques permettant une application concrète de la présente Politique, entre autres :
Exactitude des Renseignements personnels et rectification
Les Renseignements personnels utilisés par Maison le Point Commun doivent être le plus exacts, complets et à jour que possible afin de réduire la possibilité que des Renseignements personnels erronés soient utilisés.
Maison le Point Commun fera la mise à jour des Renseignements personnels seulement lorsque nécessaire pour satisfaire aux fins déterminées ou suivant un avis en ce sens de la part la Partie prenante.
La Partie prenante est responsable de mettre à jour ses Renseignements personnels en communiquant avec Maison le Point Commun dans les meilleurs délais après tout changement.
La Partie prenante pourra contester l’exactitude et l’exhaustivité des Renseignements personnels et faire toute demande afin que soient apportées les corrections nécessaires.
Maison le Point Commun corrigera ou complétera promptement tous les Renseignements personnels jugés inexacts ou incomplets lorsqu’elle en sera avisée. Tout différend relatif à l’exactitude ou à l’exhaustivité des Renseignements personnels doit être consigné dans le dossier de l’usager.
Droit d’accès
Sur demande, Maison le Point Commun permettra à la Partie prenante de consulter les Renseignements personnels détenus à son égard. Les Renseignements personnels doivent être fournis ou rendus accessibles d’une manière compréhensible, dans un délai raisonnable pour la Partie prenante.
Dans certaines circonstances, conformément à la loi, Maison le Point Commun peut refuser en tout ou en partie l’accès aux Renseignements personnels demandés par une Partie prenante, notamment si :
Sur demande, Maison le Point Commun indiquera les raisons motivant son refus de donner accès aux Renseignements personnels.
Sur demande, Maison le Point Commun informera la Partie prenante de l’Utilisation et de la Divulgation de Renseignements personnels et, lorsque disponible, lui indiquera la source des renseignements.
Une Partie prenante peut obtenir la totalité ou une partie de ses Renseignements personnels en communiquant avec le Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées énoncées dans la section « Confidentialité ».
Maison le Point Commun est responsable des Renseignements personnels en sa possession ou dont elle a la garde, ce qui comprend les Renseignements personnels confiés à un Tiers.
Le conseil d’administration de Maison le Point Commun a délégué la gestion du programme de gestion des Renseignements personnels au Responsable de la protection des Renseignements personnels.
Il incombe au Responsable de la protection des Renseignements personnels de veiller au respect et à l’application de la présente Politique et de fournir à toute Partie prenante le soutien nécessaire en cas de question, de plainte ou de demande relative à la protection des Renseignements personnels.
Tous les commentaires et toutes les questions, préoccupations ou plaintes concernant vos Renseignements personnels, la présente Politique ou nos pratiques en matière de protection des Renseignements personnels devraient être transmis au Responsable de la protection des Renseignements personnels aux coordonnées suivantes :
par la poste :
Maison le Point Commun 177, rue Longueuil, St-Jean-sur-Richelieu (QC) J3B 6P2
-ou-
par courriel : info@pointcommun.ca
Le Responsable de la protection des Renseignements personnels est responsable de l’application de la présente Politique et peut solliciter un avis auprès de toute personne, à son entière discrétion, avant de répondre de façon définitive à toute plainte.
Maison le Point Commun doit étudier toutes les plaintes relatives au respect de la présente Politique. Si une plainte est jugée fondée, Maison le Point Commun prendra les mesures qu’elle juge appropriées, y compris modifier la présente Politique et ses pratiques, au besoin, et lorsque justifié. La Partie prenante sera informée du résultat des démarches effectuées relativement à sa plainte.
Le Responsable de la protection des renseignements personnels tentera de répondre à chacune des demandes écrites des Parties prenantes dans les trente (30) jours suivant la réception de telles demandes. S’il n’est pas en mesure de respecter ce délai, celui-ci informera la Partie prenante du nouveau délai requis dans les circonstances.
La présente Politique ne s’applique pas à d’autres sites Web Tiers auxquels il serait possible d’accéder à partir de liens présents sur le site.
Maison le Point Commun n’est aucunement responsable à l’égard du contenu, de l’accès et des pratiques de protection des Renseignements personnels pour les autres sites Internet qui ne sont pas sa propriété, mais qui sont accessibles par des liens ou des hyperliens à partir du site ou des réseaux sociaux de Maison le Point Commun. L’Utilisation de ces sites Internet d’une Tierce partie est soumise aux modalités de ces sites Internet.
Par conséquent, tout Renseignement personnel transmis par une Partie prenante par l’intermédiaire de ces sites est assujetti à la politique de protection de la vie privée de ces derniers. Il est de la responsabilité de la Partie prenante d’en prendre connaissance afin d’assurer la protection de ses Renseignements personnels.
La présente Politique peut être modifiée en tout temps à l’entière discrétion de Maison le Point Commun sans préavis. Toute modification entrera en vigueur lors de la publication de sa version modifiée sur cette page Web. La mention de la « date d’entrée en vigueur » à la fin de la présente Politique indique la date à laquelle elle a été mise à jour pour la dernière fois.
Responsable de la protection des renseignements personnels : Philippe Bernier-Levesque
Date d’entrée en vigueur : 25 octobre 2023